Datenschutzhinweise zur Nutzung des Videokonferenz- und Chatsystems Microsoft Teams

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihren Rechten

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen, Webinare und/oder Chatkommunikationen durchzuführen.
„Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, USA.
Eine Teilnahme an unseren angebotenen „Microsoft Teams“-Kommunikationswegen ist stets freiwillig.
Jederzeit bieten wir Ihnen im Rahmen der üblichen Bürozeiten die persönliche, telefonische und/oder schriftliche bzw. E-Mail-Kommunikation an.

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist die

microPLAN SK.NET GmbH
Wanheimer Str. 68
40468 Düsseldorf
Telefon: 0211 369 750
Telefax: 0211 369 7599
E-Mail: info@microplan-sk.net

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

microPLAN IT-Systemhaus GmbH
Spatzenweg 2
48282 Emsdetten
Telefon: 02572 3965 77
E-Mail: datenschutz@microplan.de

2. Welche Quellen und Daten werden genutzt?

Im Rahmen der Nutzung des Videokonferenz- und Chatsystems Microsoft Teams erhält microPLAN von Ihnen durch die Teilnahme personenbezogene Daten.

Konkret können folgende Daten verarbeitet werden:

• Personenstammdaten, Vor- und Nachname
• Kommunikationsdaten, E-Mail-Adresse
• Bild-, Text- und Tondaten
• Technische Daten

Die Funktion der Aufzeichnung von Videokonferenzen wird grundsätzlich nicht genutzt.

Falls eine Aufzeichnung der Videokonferenz erfolgen soll, wird Ihnen dies im Vorwege transparent und optional vorgestellt. In den erforderlichen Fällen werden Sie immer hierzu um Ihre Zustimmung gebeten werden.

Wenn es ausnahmsweise für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen erforderlich ist, können Chatinhalte protokolliert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?

microPLAN verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten bei der Durchführung einer Videokonferenz und im Rahmen einer Chat-Kommunikation, z.B. bei Besprechungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen, Durchführung von Schulungen und Online-Veranstaltungen, Durchführung von Remote-Audits etc.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund der Erfüllung (vor-) vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO), die für Sie selbst als Verantwortlichen, oder für Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen erbracht werden. Sofern keine Vertragsbeziehungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zur effektiven Durchführung einer Videokonferenz- und Chat-Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), insbesondere die verschiedenen microPLAN-Standorte, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten, sowie alle Teilnehmer der Videokonferenz- und Chatkommunikation.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Anlassbezogen kann vor der Löschung der Daten bereits eine Sperrung erfolgen.

6. Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?

Ihre Daten werden systembedingt an die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA übermittelt.

Microsoft Ireland Operations Limited ist der Datenschutzvertreter von Microsoft für den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz. Der Datenschutzbeauftragte von Microsoft Ireland Operations Limited kann unter folgender Adresse erreicht werden:

Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Attn: Datenschutz
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521, Irland

7. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereit zu stellen?

Im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz oder der Nutzung des Chatsystems müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung erforderlich sind.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel keine Videokonferenz bzw. Chat durchführen können.

8. Haben Sie Zweifel zum Umgang mit Ihren Daten?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unsere Datenschutzabteilung, an unseren Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40231 Düsseldorf.

9. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Berichtigung, Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung sowie der Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Sie haben das Recht, jederzeit von uns eine Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei microPLAN finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Stand: 17.06.2021